Føring av personalkostnader og indirekte kostnader for næringsliv, offentlig sektor inkludert helseforetak og andre søkere

Personalkostnader dekker lønn og ansattekostnader som arbeidsgiveravgift, feriepenger og pensjon. Indirekte kostnader omfatter leie og drift av arealer og støttefunksjoner som er nødvendige for å gjennomføre FoU-aktivitetene i prosjektet.

Se lenger ned på siden for eksempler på beregning.

Budsjettering av personalkostnader og indirekte kostnader

Personalkostnader og indirekte kostnader skal budsjetteres under ett ut fra en beregnet timesats eller årsverksats. I prosjekter med samarbeidspartnere, skal personalkostnader og indirekte kostnader beregnes og føres for hver av organisasjonene som deltar i samarbeidet.

Organisasjoner som ikke har en etablert modell for beregning av personal og indirekte kostnader, kan gjøre en forenklet budsjettering for medarbeidere som inngår i FoU-prosjektet, etter følgende regler:

• Timesats og årsverksats beregnes med utgangspunkt i avtalt årslønn, med en sats som reflekterer virksomhetens faktiske indirekte kostnader.
  • For organisasjoner med lave forventede indirekte kostnader, anbefaler vi å beregne timesats som 0,8 promille av avtalt årslønn, eller en årsverksats med påslag (overhead) på 35 % på avtalt årslønn. Eksempler på slike organisasjoner vil være de som har lave kostnader til areal og ubetydelige støttefunksjoner knyttet til FoU-aktivitetene i prosjektet.
  • For organisasjoner med høye forventede indirekte kostnader, anbefaler vi en timesats på inntil 1,1 promille av avtalt årslønn, eller et påslag (overhead) på 85 % på avtalt årslønn. Eksempler på slike organisasjoner vil være de som har kostnader til areal og støttefunksjoner knyttet til FoU-aktivitetene på linje med organisasjoner i Universitets- og høgskolesektoren og Instituttsektoren.
• Timesatsen (eller årsverksats/1695 timer) kan ikke overstige 1100 kroner.
• I budsjettet er det anledning til å benytte felles satser for grupper av FoU-medarbeidere i en organisasjon, forutsatt at variasjonen i lønnsnivå innenfor gruppen er begrenset og indirekte kostnader er sammenlignbare.
• Forenklede satser skal kun benyttes i budsjettering. Prosjektregnskap og utbetaling av tilskudd skal alltid basere seg på faktiske personalkostnader og indirekte kostnader.  

Beregning av støtte til personalkostnader og indirekte kostnader

Forskningsrådet finansierer personalkostnader og indirekte kostnader på lik linje med andre godkjente prosjektkostnader. I hver av våre utlysninger oppgir vi maksimal prosjektstøtte og støttegrad for organisasjonene som kan motta midler. 

Personalkostnader og indirekte kostnader i prosjektregnskap

Prosjektansvarlig og eventuelle samarbeidspartnere som er tilskuddsmottakere skal føre et eget regnskap over faktiske prosjektkostnader. Prosjektregnskapet er grunnlag for regnskapsrapportering og utbetalingskrav til Forskningsrådet. Følgende regler gjelder for føring av personalkostnader og indirekte kostnader i prosjektregnskapet:

• Mottakere av prosjektstøtte fra Forskningsrådet må ha et system for registrering av medarbeideres arbeidstid i prosjektet.
• Påløpte personalkostnader og indirekte kostnader skal føres i prosjektregnskapet på separate kostnadslinjer.  
• Dersom samlet timekostnad (personalkostnad + indirekte kostnad) for en medarbeider overstiger 1100 kroner, skal det overstigende beløpet ikke inngå i beregningsgrunnlaget for utbetaling av støtte fra Forskningsrådet.
• En medarbeider kan maksimalt belaste prosjekter finansiert av Forskningsrådet med 1850 timer per år. 

Enkeltpersonforetak

Enkeltpersonforetak kan som hovedregel ikke være prosjektansvarlig eller samarbeidspartner. Eventuelle unntak fra denne regelen vil være gitt i den enkelte utlysning. Innehaver av enkeltpersonforetak kan ikke få dekket egne personal- og indirekte kostnader.

Enkeltpersonforetak kan få dekket personal- og indirekte kostnader til ansatte de måtte ha, forutsatt at disse kan gjenfinnes i enkeltpersonforetakets regnskap. Ektefelle kan arbeide i enkeltpersonforetak, men kan ikke ansettes.

Eksempel på beregninger av timekostnader

Dette er en veiledning på hvordan virksomheten kan beregne timesats for den enkelte FoU-medarbeider. Veiledningen har form av et regneeksempel, og det understrekes at dette kun er et eksempel. Virksomheten må selv finne frem til hvilke typer kostnader og hvilke beløp/kostnadsnivå som gjelder for virksomheten, og som dermed kan legges til grunn for beregningen. Når virksomheten rapporterer prosjektkostnader til Forskningsrådet, er den ansvarlig for at rapporterte kostnader er reelle og kan gjenfinnes i virksomhetens regnskap. Dette gjelder også kostnader som inngår i beregningsgrunnlaget for timesatser.

Eksempel på beregninger av indirekte kostnader

Dette er faktiske kostnader virksomheten har til ressurser som er nødvendig for å støtte opp under gjennomføringen av prosjektet, men som ikke er spesifikt knyttet til aktiviteter eller medarbeidere i prosjektet. For å beregne indirekte kostnader, ta utgangspunkt i virksomhetens totale kostnader for kostnadsarten og hvor mange (heltids) ansatte disse kostnadene fordeles på. Ved en revisjon må virksomheten kunne fremlegge dokumentasjon på at det for kostnadsarten er regnskapsført totale kostnader tilsvarende (ansatt-kostnaden*antall ansatte). Hvis kostnadsarten ikke er naturlig å fordele på alle ansatte (eller alle ansatte i en nærmere avgrenset gruppe, for eksempel en FoU-avdeling), må en vurdere om dette i det hele tatt er en kostnad i prosjektet, eller om kostnaden må anses som en direkte prosjektkostnad og dermed rapporteres under "Andre driftskostnader".